Wie auch in anderen Wirtschaftsbereichen, werden Aufträge im Sicherheitsgewerbe unter anderem mittels öffentlicher Ausschreibungen vergeben.

Die Vorbereitung

Je nach Art und Größe des Auftrags sowie des Hintergrundes der Auftraggeber spielen in der Sicherheitsbranche unterschiedliche Gesichtspunkte eine Rolle. Wie ein Ausschreibungsprozess im Sicherheitsgewerbe abläuft und welche Faktoren dabei miteinzubeziehen sind, haben wir in diesem Blogartikel zusammengetragen.

Das Vergaberecht ist komplex, und beinhaltet strikte Vorschriften und viele festgelegt Abläufe, die der Auftraggeber vor der Veröffentlichung einer Ausschreibung beachten muss. Je nach Nettoauftragswert (Schwellenwert) und Faktoren wie Teilnahmebedingungen und Wettbewerb variieren die Verfahrensarten. Zudem unterscheiden sich die Verfahren auf nationaler Ebene gegenüber europaweiten Ausschreibungen.

Bevor Unternehmen überhaupt an Ausschreibungen teilnehmen können, müssen sie sich bei verschiedenen Ausschreibungsdatenbanken anmelden. Dazu zählen Plattformen wie „Vergabe NRW“, „Deutsches Vergabeportal“ (kurz DTVP) oder „Infodienst Ausschreibungen“. Da einige Datenbanken für die Registrierung Gebühren erheben, fallen bereits hier erste Kosten an.

Auf die Anmeldung folgt Recherche: Welche Ausschreibungen sind geeignet, welche Projekte passen zum Unternehmen? Einige Datenbanken erleichtern diese Arbeit durch eine Benachrichtigungsfunktion und informieren die potentiellen Bieter über relevante neue Einträge.

Der Bewerbungsprozess

Ist ein passender Auftrag gefunden, bestätigen interessierte Unternehmen die Teilnahme an der Ausschreibung und können anschließend auf die entsprechenden Unterlagen zugreifen. Bieter haben jetzt die Gelegenheit, Rückfragen zu stellen und Missverständnisse auszuräumen. Diese sogenannten Bieterfragen und die daraus resultierenden Erkenntnisse werden mir allen Mitbewerbern geteilt, damit keine Wettbewerbsvorteile entstehen.

Mit Sichtung der Unterlagen und den darin enthaltenen Vorgaben kann dann entschieden werden, ob eine Bewerbung infrage kommt und die Durchführung des Projektes bei Zuschlagserteilung machbar ist. Besonders wichtig ist hier die Beachtung der Qualifikationsvoraussetzung wie zum Beispiel der Din 77200, die eine spezielle Norm im Sicherheitsgewerbe zur Qualitätssicherung darstellt. Bei der Entscheidung zur Teilnahme, folgt jetzt die Bearbeitung der Ausschreibungsunterlagen. Hierzu gehört die Präsentation des Unternehmens und der Nachweis von Erfahrungswerten durch Referenzen von bereits geleisteten Leistungen im Tätigkeitsfeld. Auch Amtliche Dokumente wie z. B. Unbedenklichkeitsbescheinigungen oder Handelsregisterauszüge und Führungszeugnisse müssen vorgelegt werden. Nicht selten fordern Auftraggeber eine Beschreibung der Inhaltlichen Struktur wie zum Beispiel Personaleinsatzkonzepte, Nachhaltigkeitsbeschreibungen oder Fotos der Dienstkleidung.

Einreichung des Angebots

Die Dokumente liegen vor und das Angebot wird an den Auftraggeber bzw. die Vergabestelle übermittelt. Meist werden die Unterlagen elektronisch per Vergabemanagementsystem verschickt. Einige Datenbanken bieten diesen Service ebenfalls an und das Angebot kann dort direkt hochgeladen werden.

Nach Abgabe des Angebots beginnt das Warten. Innerhalb der Angebotsfrist werden alle Einzelheiten geprüft und mögliche Rückfragen geklärt. Die abgegebenen Angebote werden nach vorher festgelegten Vergabekriterien prozentual beurteilt (zum Beispiel 50% Preis, 25% Unternehmensstruktur und 25% Erfahrung im Leistungsfeld) Mit Abschluss des Ausschreibungsverfahrens geht der Zuschlag an eines der teilnehmenden Unternehmen. Natürlich freuen wir uns sehr, wenn sich die Vorarbeit auszahlt, wir mit unserem Angebot überzeugen konnten, uns gegen andere Bieter durchgesetzt haben und den Auftrag ausführen dürfen.

Unser Fazit:

Für beide Seiten haben Ausschreibungen Vor- und Nachteile. Öffentliche Träger, gewerbliche oder private Auftraggeber profitieren davon, passende und wirtschaftlich attraktive Angebote einzuholen und Bewerber auf Basis ihrer Eignung und nicht nur des Angebotspreises tiefgehend zu vergleichen.

Für uns als mitbietendes Unternehmen erschließen sich neue Partnerschaften und Kooperationen – oft auch über die Landesgrenze hinaus. Dennoch sei gesagt, dass der Aufwand und die Kosten bei einer Ausschreibung oft hoch sind, das Ergebnis jedoch zunächst ungewiss bleibt.

Bleiben Sie gesund!

#TeamRAD